İş hayatında yeterince yıpranmış kişilerde, adını anmanın bile nabız yükselttiği iki kavrama değineceğiz! Performans Değerlendirme ve Geribildirim!

(Kurumsal “Hayatta Kalma” Rehberi’nin daha önceki bölümlerine bakmak isterseniz: Bölüm 1, Bölüm 2, Bölüm 3, Bölüm 4 ve Bölüm 5, Bölüm 6)

 Geribildirim ve performans yönetimi konusunun merkezinde başta şu sorular var.

İnsanı ne motive eder? & Ne harekete geçirir?

Neler insanın işyerinde verimini artırır?

Neler insanı işten soğutur, verimini düşürür?

İnsan hatalarından en hızlı nasıl öğrenir?

Ama öncesinde, bu konu niye bu kadar büyük bir dert, şirket ile çalışan neden bir türlü anlaşamaz, izninizle bunun sebebine ilişkin bir teorimi paylaşacağım. Kurumsal hayatta uzun dönem geçirmiş çoğu kişi gözlemlemiştir; şirket yönetimlerinin performans değerlendirme ve geribildirim sürecini yürütme şekliyle, çalışanların bu konudaki beklentileri örtüşmüyor.

Döngüsellik

Tüm ticari işletmelerin karlılığı, gelir ve gider hesaplarını doğru yapabilmelerine bağlıdır. Bu da doğal olarak döngüselliği yani periyodik ve düzenli hesaplama yapmayı getirir. Hesaplar aydan aya, üç aydan aya veya çeyrekten çeyreğe, yarıyıldan yarıyıla veya yıldan yıla yapılır.

Finansalların hesaplanmasında çok fazla değişkenin (kur farkı, vergi, değişen gider ve masraflar, yatırımlar, ithalat ihracat dengesi ve daha birçoğu…) olduğu bir ortamda, hesaplar hızlıca karmaşıklaşabilir. Hesaplamalara döngüsel yaklaşmanın faydası burada ortaya çıkar. Bu şekilde yıl içindeki çeyrekler birbirleriyle ve daha önceki yılların benzer dönemleriyle karşılaştırılabilirler. Ekim ayı performansı, Kasım ayında nasıl değişmiş matematiksel olarak görülebilir. Şirketler takip eden yıl için büyüme hedefi koyabilir ve bunu geçmiş yılların verilerini referans alarak yapabilirler.

İş alanına göre değişse de, beyaz yaka ağırlıklı endüstrilerde iş sonuçları ve karlılık üzerinde en doğrudan etki sahibi faktör insan—yani diğer deyişiyle—çalışan performansıdır. Genel kabülde, çalışanın gösterdiği verimin değeri ve ölçütü, şirketin finansal sonuçlarına etkisidir. Yani, çalışan performansı, asıl önemli hesaplama olan finans değişkenlerinin hesaplanmasının bir çıktısı ve bir parçasıdır. Bu yüzden de finans-merkezli (İnovasyon veya ARGE merkezli organizasyonlardan farklı olarak kısa ve orta vadede finansal karlılığı ve verimliliği öncelik kabul etmiş) organizasyonlarda performans değerlendirme süreçleri de aynı döngüselliği takip eder.

Bu döngüsellik konusu önemli çünkü performans değerlendirme (ve geribildirim) sürecinin asıl amacı, hepimizin itirazsız kabul edeceği gibi, çalışanın performansının ve veriminin artırılmasıdır. Ancak(!) insanın iç dünyası, motivasyonu, arzu ve istekleri bu şekilde döngüsel ve yapay sınırlar içinde hareket etmez.

Hep unutuyoruz ama, robot değiliz…

Yani ideal bir şirkette, geribildirim ve performans değerlendirme süreçleri yılsonunu beklemez. Aslında şirketin finansallarını bağlı olduğu için döngüsel kurgulanmış bu süreçler, gündelik çalışma hayatının içine gömülü olarak yaşanmalıdır. Nerede ne şekilde geribildirim verileceğine, performansın nerede ve nasıl değerlendirileceğine en başta (daha önce belirttiğimiz gibi) duygusal zeka ile karar verilmelidir.

Tabi ki, şöyle olmalıdır, böyle olmalıdır, şöylesi doğrudur, böylesi yanlıştır demenin ne kadar etkisi olduğu tartışılır… Biz en iyisi, hem çalışan hem yöneticilerin yararlanabileceği, en önemli temel prensiplere bakalım. Gerek yöneticiler, gerek çalışanlar buradan kendileri için en doğru sonuçları çıkarabilirler.

 Geribildirim ve Performans Değerlendirmeye Dair Temel Prensipler

1) Ödül veya olumlu geribildirimin zamanı, boyutundan etkilidir!

İnsanın motivasyonu yılda bir (veya birkaç) kere olan performans görüşmesiyle sürdürülebilir şekilde artmaz, artamaz. Hem çalışana, hem yöneticilere verilecek geribildirim yılın tamamına eşit dağılmalı ve iş hayatın içinde olmalıdır. Olumlu geribildirim, bir başarıya ulaşılır ulaşılmaz veya iş tamamlanır tamamlanmaz verildiğinde en büyük etkiye ulaşır. Olumsuz geribildirim ise, bir hata veya sorunun arkasında mümkün en yakın zamanda verildiğinde en büyük öğretici kapasiteye ulaşır. Bunun istisnası kişinin yüksek derecede üzgün-kızgın olduğu zamanlar olabilir, bu durumda da duyguların normale dönmesini beklemek ve en geç bir kaç gün içinde geribildirimi vermek gerekir.

Öğrenme ve motivasyon psikolojisine baktığımızda da bunu net görürüz: En güzel motivasyon, işi tamamlar tamamlamaz alınan olumlu geribildirimdir. Verilen ödülün, takdir edilmek istenen davranışa yakın bir zamanda olması, ödülün büyüklüğü kadar etki sahibidir. (Kaynak 1, Kaynak 2, Kaynak 3)

Yani çalışanlara aynı oranda prim vererek onları daha çok motive etmenin bir yöntemi var: Ödülü daha çabuk verin!

Birinin yanlışı ile ilgili olumsuz geribildirim için de, iyi yaptığı bir şey için olumlu geribildirim ya da takdir için de dokuz ay beklemenin hiç bir faydası yok. Faydadan çok zararı var. Gayretli bir çalışanın 2016 Mart ayındaki iyi performans gösterdiği bir projenin ödülü, 2017 Mart’ında geliyorsa, psikolojik motivasyon olarak etkisi çok çok düşük.

2) Öğrenmenin en etkili yolu hata yapmaktır.

Çocukken hiç eliniz yandı mı? Yanmasa ateşin yaktığını nasıl öğrenecektiniz? İnsan hata yapmadan öğrenemez…

Hata yapana geribildirim verin. Mümkün en yakın zaman diliminde verin. Ama geribildirimi öfkeyle vermeyin. Bunun karşı taraf için bir öğrenme ve gelişme fırsatı olduğunu düşünerek verin. Zaten öfke ile iletişim kurarsanız, zaten hata yapmış birisi sizi dinlemek yerine sizi düşman olarak görecektir. Duygu regülasyonu kritik.

Eğer yeni fikirler üretmek, inovatif bir şeyler yapmış olmak istiyorsanız, kendinize hata yapma izni vererek başlayın. Aksi taktirde hata yapmamış AMA faydalı ve yeni bir iş üretme ihtimalinizi de sıfırlamış olacaksınız.

3) Kişiliği ve davranışı ayırt edin.

Karşınızdakinin bir davranışına geribildirim verebilirsiniz, yapıcı şekilde eleştirebilirsiniz, geliştirme önerisinde bulunabilirsiniz. Ancak kişiliği ile ilgili yorum yapmaya başladığınız zaman bir kırmızı çizgiyi geçmiş olursunuz. Dinleyicinin zihninde alarm çanları çalmaya başlar ve yüksek olasılıkla karşı saldırıya hazırlanır.

Karşınızdaki insanın kişilik yapısına saygı duyun. Sizin gibi veya sizin istediğiniz gibi birisi olması için baskı yapmayın.

“Abla veya abi tavsiyesi” altında, ya da “bak ben bu şirkette çok uzun zamandır çalışıyorum, senin iyiliğin için söylüyorum” gibi sözlerin altında karşıdakinin kişilik yapısına müdahele etme hakkına sahip değilsiniz. Eğer kendinizi böyle bir diyalogta dinleyici konumunda bulursanız da, şu prensibi hatırlatın: Davranış ve performansızla ilgili yorumları konuşabilirsiniz, ancak kişiliğinizle veya kim olduğunuzla ilgili yorumlar kişisel bir sohbetin parçası olabilir. İş ortamında bir performans görüşmesi veya geribildirimin değil.

4) Sosyal baskı yaratmayın ve adil olun.

Örneğin herhangi bir konuda geribildirim verirken, “Herkes şöyle düşünüyor…”, “Seninle ilgili böyle bir kanı var…”, “Çoğu kişi senin şu huyundan rahatsız…” gibi bir dil kullanmayın. Şirket içinde kamuoyu araştırması yapmadınız, herkesin ne düşündüğünü aslında bilmiyorsunuz. Sadece kendi çevrenizdeki birkaç yakın kişinin düşüncesine hakimsiniz. Onlar da doğal olarak sizin yakın çevreniz olduğu için sizin bildiklerinizi destekliyor. Bu “herkesin” bu şekilde düşündüğü anlamına gelmez. Yorumlarınız sizin ve sadece sizin yorumlarınızdır.

Geribildirim verirken, daha kalabalık bir kitleyi temsilen konuşmadığınızı ve kendi görüşünüzün öznel bir bakış açısı olduğunu unutmayın. Eğer böyle bir durumda geribildirimi alan taraftaysanız da şu prensibi hatırlatın: Karşınızdaki kişinin gerilbildirimini merakla duymak ve değerlendirmek isteseniz de, başkaları adına konuşmak için yetkili değil. Başkaları, kendi yorumlarını kendileri vermek isterlerse siz dinlemeye hazır olacaksınız.

5) Sözlü ve sosyal ödülün gücünü küçümsemeyin.

Hem araştırma sektöründe çalışırken bizzat tasarım ve uygulamasında bulunduğum çalışan memnuniyeti araştırmalarından, hem de küresel ve geniş kapsamlı araştırmalardan gördüğüm bir durum var: Çalışanlar, hemen hemen her sektör, seviye ve iş alanında, yönetici ve ekip arkadaşlarından duydukları pozitif yorumlara ve sözlü takdire çok önem verdiklerini söylüyorlar. Bir ekip arkadaşınızı, ekibinizde size bağlı çalışan birini ya da yöneticinizi takdir etme ve sözlü olumlu geribildirim verme fırsatlarını iyi kollayın ve doğru değerlendirin.

6) Boş iltifatta bulunmayın.

Vereceğiniz kolay, boş, laf olsun diye verilmiş olumlu geribildirimler, gelecekte söyleyeceğiniz her şeyin etkisini kalıcı olarak düşürür. İçten, gerçek ve yerinde gerilbildirim vermeye gayret edin. Ezbere konuşmaktan ve yapay olmaktan kaçının.